Behandling af personplysninger
- ved indmeldelse i EHS-Foreningen
Gældende fra og med 9.02.2026
Formål
Foreningen behandler medlemmers personoplysninger, for at kunne håndtere og registrere kontingent indbetalinger, udsende medlemsblade, nyhedsbreve og foreningsmeddelelser, samt kontrollere med- lemmers stemmeret og adgang til generalforsamlinger og andre foreningsaktiviteter. Oplysninger om alder og bopæl, bruges derudover til udarbejdelse af mindre statistikker over aldersfordeling blandt medlemmer, samt fordelingen af medlemmer i forskellige landsdele.
Registrerede personoplysninger
Følgende personoplysninger oplyses/registreres ved indmeldelse: Navn, adresse, telefonnummer (valg- frit/kan udelades), email (valgfrit/kan udelades), indmeldelsesdato, fødselsår (valgfrit/kan udelades) og køn (valgfrit/kan udelades).
Udmeldelse
Medlemmer som ikke har betalt kontingent i 2 år, bliver automatisk udmeldte. Foreningen gemmer de ovenfor beskrevne/registrerede personoplysninger på udmeldte/tidligere medlemmer, samt udmeldelsesdato. Medlemmer får derfor samme medlemsnummer, hvis de efter udmeldelse melder sig ind igen. Det giver derudover mulighed for at opgøre, hvor mange medlemmer foreningen samlet set har haft.
Udlevering, sletning og klageret
Medlemmer har ret til at anmode om udlevering og/eller sletning af egne registrerede person- oplysninger, så længe opbevaring af disse ikke er nødvendige for at overholde et lovkrav, herunder bogføringsloven. Hvis et medlem ønsker dette, skal henvendelse ske til foreningens kasserer.
De oplysninger, som foreningen har registreret, vil herefter blive udleveret i et digitalt og/eller analogt læsbart format og/eller slettet efter ønske.
Både nuværende og tidligere medlemmer har desuden mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet vedrørende foreningens behandling af deres personoplysninger.
Personer med adgang til medlemmers personoplysninger
Personkreds med fuld adgang: Den på ethvert tidspunkt siddende bestyrelse, kasserer, kasserer- assistent, redaktør og sekretær har adgang til alle ovenfor beskrevne registrerede personoplysninger. Personkreds med begrænset adgang: Frivillige rådgivere, samt administratorer i lukkede SoMe grupper kun for medlemmer (fx EHSFmedlemmer), får løbende tilsendt medlemslister (kun med navne og medlemsnumre) så de kan tjekke om dem de rådgiver og/eller lukker ind i gruppen, er medlemmer i foreningen.
Leverandører og tredjeparter
Medlemmers personoplysninger deles alene med leverandører/tredjeparter, som udfører arbejde på foreningens vegne. Herunder trykkeriet som adresserer og udsender medlemsbladet (navn, medlemsnummer, adresse), og foreningsadministrationssystemet ForeningLet (alle oplyste person- oplysninger). ForeningLet deler ikke medlemmers personoplysninger med tredjeparter, udover ForeningLets underdatabehandlere. ForeningLet opretter altid på forhånd databehandleraftaler med underdatabehandlere, og EHS-Foreningen har som dataansvarlig også oprettet databehandleraftale med ForeningLet som databehandler.
Foreningen deler ikke medlemmers personoplysninger med andre offentlige eller private institutioner, medmindre dette pålægges foreningen ved EU- eller national retskendelse. Berørte medlemmer vil i så fald blive oplyst herom.
Samtykke erklæring
Ved mundtligt, telefonisk, skriftligt eller digitalt afgivet samtykke til ovenfor beskrevne registrering og behandling af dine personoplysninger, erklærer du at EHS-Foreningen må registrere og behandle de ovenfor beskrevne personoplysninger, på ovenfor beskrevne måde, til ovenfor beskrevne formål.
Du kan til enhver tid tilbagetrække dit samtykke ved at kontakte foreningen telefonisk, pr. e-mail eller pr. brev.